如何舉辦虛擬活動基本指南
虛擬活動已迅速成為常態，因此規劃它們已成為任何活動創建者角色的重要組成部分。虛擬活動之所以非常成功，原因有很多：您不僅可以在世界任何地方舉辦虛擬活動，還可以為您節省資金，增加與受眾和潛在客戶的互動，產生潛在客戶，建立您的品牌，并幫助您將自己或您的客戶確立為行業領導者。
本指南將介紹虛擬活動的基礎知識、規劃虛擬活動而不是面對面活動的好處、如何規劃虛擬活動以及如何舉辦成功的虛擬活動。
從策略、規劃和營銷到主持和演示，請遵循這些舉辦活動的提示和技巧，以幫助您創建令人難以置信的虛擬活動。
什么是虛擬活動？
虛擬事件是在線發生的任何事件。這包括網絡研討會，演示，大師班，問答，小組討論以及對名人或行業領導者的采訪。在更廣泛的范圍內，它們可以包括虛擬貿易展覽、會議和公司范圍的聚會。
在線活動通常讓觀眾直接接觸演講者。這樣可以與與會者建立信任，并提高您作為思想領袖的行業信譽。虛擬活動還可以擴大您的影響力，因為與會者不需要在同一個物理地點。這意味著策劃虛擬活動是向全球觀眾展示您的品牌的機會。
策劃虛擬活動
在舉辦在線活動時，創作者需要牢記一些新的注意事項。選擇合適的在線平臺來舉辦您的活動，并確保您擁有所有正確的技術。不過，在線活動仍然是一個活動，創作者在計劃面對面活動時提到的許多相同原則仍然適用。我們匯總了一系列虛擬活動的最佳實踐，從策劃和推廣到舉辦和演示。
1. 了解您的受眾
在選擇主題時，重要的是要記住內容為王。您的與會者正在學習一些東西，因此請優先考慮您認為他們會覺得最有趣的內容。不要太寬泛或模糊，并專注于一個特定的領域。
例如，如果您的目標是愛狗人士，請專注于您特別了解的一個品種。然后，將您對該品種的了解分解為可能不為人所知的小細節。這將幫助您保持專注并保持觀眾的興趣。
2. 尋找演講者
如果您要與演講者一起舉辦虛擬活動，請確保他們有合適的經驗來談論您選擇的主題。你的演講者應該在這個話題上擁有相當大的權威和可信度。
對可能的演講者進行研究，看看他們在公開演講環境中的表現如何。這樣，您就可以保證他們作為演示者的能力。并非所有公開演講者都有經驗或在虛擬環境中有效，因此請考慮在之前的虛擬活動中請求演講者的視頻。請注意潛在演講者在活動前虛擬會議期間的舒適度和裝備，以及他們是否適合您的活動。
3. 與活動團隊合作
與團隊合作可以使虛擬活動策劃更加輕松和順暢。作為虛擬活動策劃者，需要考慮如此多的活動部件和不同的策略，值得花時間進行研究并詢問您的同行什么對他們有用，什么對他們無效。抽出時間參加虛擬活動并記下可操作的筆記，以便在輪到您就座時進行反思。將這些見解添加到您的活動策劃清單中。
如果您可以訪問團隊，請找出誰最精通技術并尋求他們的幫助。他們可以幫助您選擇具有正確設置和功能的平臺。在活動當天，此人還可以主持與會者互動，并在活動當天解決任何技術難題。如果您無法訪問團隊，選擇合適的平臺對于最大限度地減少當天的故障至關重要。稍后我們將詳細介紹有關選擇平臺的信息。如果演示不是您大放異彩的地方，請考慮讓主持人在虛擬活動中進行演示并保持一切順利進行。
4. 選擇您的格式
了解主題后，就該選擇要使用的虛擬格式了。測試你喜歡的選項——甚至嘗試一個組合——直到你找到最受觀眾歡迎且最容易實施的選項。
以下是一些流行的格式：
• 單個演示者：一個演示者分享他們的見解或提示。
• 雙演示者：兩個演示者可以從兩個不同的角度幫助告知和吸引觀眾。
• 小組討論：邀請一組專家就特定主題發言。
• 問答：讓專家或專家小組通過社交媒體或聊天回答觀眾提出的問題，以獲得最大的參與度。
• 采訪：邀請一位受歡迎的有影響力的人作為演講嘉賓，以增加出席率并建立您的權威。
• 產品演示：通過產品演示或教程推廣產品并展示您銷售的產品。
• AMA：舉辦“問我任何事情”，讓您的關注者有機會更好地了解您和您的品牌。
5. 選擇合適的平臺
在研究適合您的活動的平臺時，請查看每個平臺的優缺點。考慮您的預算、平臺的功能（如錄制和調查功能）以及允許的與會者人數。
平臺選項包括Zoom，GoToMeeting，Adobe Connect，Google Hangouts，ON24，Webex和Test Your Tech.CC的活動管理軟件可以輕松與許多流行的流媒體或視頻平臺集成，并可以幫助您在活動策劃過程的每個階段保持井井有條。
選擇平臺后，設置測試。嘗試您想在活動期間使用的所有功能并錄制剪輯。獲得有關您的聲音、視頻質量、背景以及任何其他可以優化您的活動的意見。
6. 選擇時間和日期
在選擇時間和日期時，請考慮受眾的日常活動。如果你想吸引朝九晚五的人群，一個忙碌的星期一早上可能行不通。但是在本周晚些時候，與會者可能需要從工作量中休息一下？好多了。
還要記住時區。在線活動的一大優勢是全球影響力，因此，如果您的活動具有州際或國際吸引力，您需要將其計入開始時間。
7. 考慮通過虛擬活動獲利
即使面對面的活動不在桌面上，這也不會降低在線活動的價值。如果它符合您的在線策略，請查看您可以在哪里籌集資金、選擇捐贈票或收取少量費用以增強體驗。正確定價在線活動很重要，因此請考慮您為受眾提供了多少價值以及他們愿意支付的費用。
如果您決定這樣做，您應該尋找票務合作伙伴或支付處理商來跟蹤誰已經付款，以便您可以相應地控制您的活動。即使它是免費的，您可能仍然需要考慮允許捐贈或要求人們注冊一個位置，以便更輕松地與與會者溝通和跟蹤注冊。
8. 推廣您的活動
根據您要創建的活動類型和營銷對象，您可以考慮創建著陸頁。登陸頁面是讓您的觀眾對您的活動感到興奮的機會，因此請確保包含有關他們將學習的內容的多汁詳細信息。您可以使用它讓您的與會者注冊并以易于共享的數字格式提供活動的人員、內容、地點和時間。
提前撰寫博客文章來宣傳您的活動。介紹您對活動的靈感，為什么它現在與您的受眾相關，以及他們將學到什么。然后，在社交媒體上分享您的博客文章，以創造興奮并吸引流量進行注冊。請記住使用主題標簽，或創建自己的品牌標簽，這可以很好地讓與會者在活動期間提出問題或在社交媒體上發布自己的內容。這增加了受眾的參與度并擴大了品牌的影響力。
使用電子郵件列表向訂閱者宣傳您的活動。向已注冊的與會者發送電子郵件提醒，或在活動開始前一兩天以及活動開始前一小時向他們發送“感謝您注冊”消息，然后發送提醒。活動結束后使用電子郵件向與會者詢問可用于改進下一次虛擬活動的反饋。
9.創建腳本和有趣的幻燈片
一個好的腳本可以成就或破壞你的事件。將您的腳本視為路線圖，讓您走在正確的軌道上。你不必記住你要說的每一個單詞，但至少要有一套堅實的要點可供參考。試著練習它，聽起來像你自然而然地即興說話。
創建幻燈片時，很容易想要在每張幻燈片中塞入盡可能多的內容。不要犯這個錯誤。為了保持觀眾的參與度，請在每張幻燈片上使用少量單詞，即使是項目符號形式。這將幫助您避免在演示時簡單地閱讀每張幻燈片上的副本的誘惑。改用回顧電子郵件突出顯示重要文本。
瀏覽Unsplash和Pexels 等免費照片網站，尋找可以說明您觀點的醒目照片。您還可以嘗試不同的媒體格式，如視頻、動畫或 PDF，以保持活動的娛樂性。
10. 進行試運行
在演示當天之前，安排一次試運行以做好準備。確保您的所有設備都正常工作，幻燈片都井井有條，并且揚聲器知道他們在做什么，這樣您就不會在活動當天遇到任何意外。
這也是在活動期間評估背景噪音的好時機。查看您的房源，看看是否有任何潛在的分散注意力的聲音。將計算機上運行的應用的通知靜音，并確保孩子和寵物在您出租房源時無法訪問您的房源。
成功舉辦虛擬活動的重要提示
虛擬活動很受歡迎，但這并不意味著所有活動都成功。在計劃在線活動時，它需要真正吸引人并為觀眾提供真正的價值。我們提出了虛擬活動的提示，可幫助您計劃沒有人會忘記的活動。
創建在線活動策略
在計劃虛擬活動時，必須了解您的受眾并提出一個活動策略，以吸引您的潛在與會者并引導他們購買門票。最好的虛擬活動技巧之一是花時間計劃您的策略。想想誰將參加您的活動，他們面臨哪些挑戰和問題，以及他們的目標是什么。這將幫助您為成功的虛擬活動奠定堅實的基礎。
使您的在線活動材料與品牌的審美保持一致也很重要。您可能會認為您的在線活動與您所做的其他一切是分開的，但它應該是您品牌的無縫延伸。使用相同的徽標、顏色、字體和其他符合您品牌整體風格的圖形或元素。通過這樣做，您將為與會者創造一致的體驗，并且還將使您的品牌更具辨識度。
您的許多與會者都會在手機上觀看您的活動，因此在創建材料時優化移動體驗非常重要。選擇具有支持移動設備的交互功能的平臺，以便與會者無論身在何處都可以插話。
不要遲到
您的整個演示團隊應該在上線前 10 到 15 分鐘準備就緒。如果您的活動長達一個小時，請將日歷屏蔽一個半小時，以便您有足夠的時間準備和關閉。為了節省時間，請確保將與會者的麥克風默認設置為靜音，并要求觀眾限制交互，直到演示結束（如有必要）。
邊教邊賣
如果您正在銷售產品或服務，請不要等到最后才提出報價。事實上，您的整個活動可以專注于教您的觀眾您的產品或服務如何幫助滿足他們當前的需求。然后，當您提出報價時，您就給了他們解決現有挑戰的機會。
準備問答環節
準備好準備好的問題清單，以防觀眾沒有您預期的那么投入。如果您的受眾參與度很高，并且在能夠回復每個人之前沒有時間，請花時間通過電子郵件跟進他們。這是在活動結束后進一步加強與與會者聯系的好方法。
以號召性用語結束
不要讓您的與會者在沒有告訴他們下一步要采取的步驟的情況下簽字。如果您希望他們注冊限時優惠或下載特別報告，請在活動期間向他們提供鏈接，并在您的后續電子郵件中發送。
確保您的產品簡單易買，節省他們的時間或金錢，他們在其他任何地方都買不到的東西，或者僅在活動期間或有限的時間內（例如活動后 24 到 72 小時）提供。
發送事后調查
如果您渴望知道您的活動如何與與會者一起進行，請詢問他們！使用 Google Forms 或 SurveyMonkey 等工具，您可以要求與會者通過快速調查分享他們的意見。他們的反饋可以為如何改進以及改進哪些內容提供有價值的見解。
跟蹤您的結果
請記住跟蹤您的指標。注冊了多少與會者？您的注冊主要來自哪里？有多少人參加？他們花了多少分鐘觀看您的活動？
獲取數據并對其進行分析是使您的在線活動更加精彩的關鍵。您還可以在準備下一次活動時向贊助商提供這些數據。