如何舉辦虛擬活動(dòng)基本指南
虛擬活動(dòng)已迅速成為常態(tài)，因此規(guī)劃它們已成為任何活動(dòng)創(chuàng)建者角色的重要組成部分。虛擬活動(dòng)之所以非常成功，原因有很多：您不僅可以在世界任何地方舉辦虛擬活動(dòng)，還可以為您節(jié)省資金，增加與受眾和潛在客戶的互動(dòng)，產(chǎn)生潛在客戶，建立您的品牌，并幫助您將自己或您的客戶確立為行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者。
本指南將介紹虛擬活動(dòng)的基礎(chǔ)知識(shí)、規(guī)劃虛擬活動(dòng)而不是面對(duì)面活動(dòng)的好處、如何規(guī)劃虛擬活動(dòng)以及如何舉辦成功的虛擬活動(dòng)。
從策略、規(guī)劃和營(yíng)銷到主持和演示，請(qǐng)遵循這些舉辦活動(dòng)的提示和技巧，以幫助您創(chuàng)建令人難以置信的虛擬活動(dòng)。
什么是虛擬活動(dòng)？
虛擬事件是在線發(fā)生的任何事件。這包括網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)，演示，大師班，問(wèn)答，小組討論以及對(duì)名人或行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的采訪。在更廣泛的范圍內(nèi)，它們可以包括虛擬貿(mào)易展覽、會(huì)議和公司范圍的聚會(huì)。
在線活動(dòng)通常讓觀眾直接接觸演講者。這樣可以與與會(huì)者建立信任，并提高您作為思想領(lǐng)袖的行業(yè)信譽(yù)。虛擬活動(dòng)還可以擴(kuò)大您的影響力，因?yàn)榕c會(huì)者不需要在同一個(gè)物理地點(diǎn)。這意味著策劃虛擬活動(dòng)是向全球觀眾展示您的品牌的機(jī)會(huì)。
策劃虛擬活動(dòng)
在舉辦在線活動(dòng)時(shí)，創(chuàng)作者需要牢記一些新的注意事項(xiàng)。選擇合適的在線平臺(tái)來(lái)舉辦您的活動(dòng)，并確保您擁有所有正確的技術(shù)。不過(guò)，在線活動(dòng)仍然是一個(gè)活動(dòng)，創(chuàng)作者在計(jì)劃面對(duì)面活動(dòng)時(shí)提到的許多相同原則仍然適用。我們匯總了一系列虛擬活動(dòng)的最佳實(shí)踐，從策劃和推廣到舉辦和演示。
1. 了解您的受眾
在選擇主題時(shí)，重要的是要記住內(nèi)容為王。您的與會(huì)者正在學(xué)習(xí)一些東西，因此請(qǐng)優(yōu)先考慮您認(rèn)為他們會(huì)覺(jué)得最有趣的內(nèi)容。不要太寬泛或模糊，并專注于一個(gè)特定的領(lǐng)域。
例如，如果您的目標(biāo)是愛(ài)狗人士，請(qǐng)專注于您特別了解的一個(gè)品種。然后，將您對(duì)該品種的了解分解為可能不為人所知的小細(xì)節(jié)。這將幫助您保持專注并保持觀眾的興趣。
2. 尋找演講者
如果您要與演講者一起舉辦虛擬活動(dòng)，請(qǐng)確保他們有合適的經(jīng)驗(yàn)來(lái)談?wù)撃x擇的主題。你的演講者應(yīng)該在這個(gè)話題上擁有相當(dāng)大的權(quán)威和可信度。
對(duì)可能的演講者進(jìn)行研究，看看他們?cè)诠_(kāi)演講環(huán)境中的表現(xiàn)如何。這樣，您就可以保證他們作為演示者的能力。并非所有公開(kāi)演講者都有經(jīng)驗(yàn)或在虛擬環(huán)境中有效，因此請(qǐng)考慮在之前的虛擬活動(dòng)中請(qǐng)求演講者的視頻。請(qǐng)注意潛在演講者在活動(dòng)前虛擬會(huì)議期間的舒適度和裝備，以及他們是否適合您的活動(dòng)。
3. 與活動(dòng)團(tuán)隊(duì)合作
與團(tuán)隊(duì)合作可以使虛擬活動(dòng)策劃更加輕松和順暢。作為虛擬活動(dòng)策劃者，需要考慮如此多的活動(dòng)部件和不同的策略，值得花時(shí)間進(jìn)行研究并詢問(wèn)您的同行什么對(duì)他們有用，什么對(duì)他們無(wú)效。抽出時(shí)間參加虛擬活動(dòng)并記下可操作的筆記，以便在輪到您就座時(shí)進(jìn)行反思。將這些見(jiàn)解添加到您的活動(dòng)策劃清單中。
如果您可以訪問(wèn)團(tuán)隊(duì)，請(qǐng)找出誰(shuí)最精通技術(shù)并尋求他們的幫助。他們可以幫助您選擇具有正確設(shè)置和功能的平臺(tái)。在活動(dòng)當(dāng)天，此人還可以主持與會(huì)者互動(dòng)，并在活動(dòng)當(dāng)天解決任何技術(shù)難題。如果您無(wú)法訪問(wèn)團(tuán)隊(duì)，選擇合適的平臺(tái)對(duì)于最大限度地減少當(dāng)天的故障至關(guān)重要。稍后我們將詳細(xì)介紹有關(guān)選擇平臺(tái)的信息。如果演示不是您大放異彩的地方，請(qǐng)考慮讓主持人在虛擬活動(dòng)中進(jìn)行演示并保持一切順利進(jìn)行。
4. 選擇您的格式
了解主題后，就該選擇要使用的虛擬格式了。測(cè)試你喜歡的選項(xiàng)——甚至嘗試一個(gè)組合——直到你找到最受觀眾歡迎且最容易實(shí)施的選項(xiàng)。
以下是一些流行的格式：
• 單個(gè)演示者：一個(gè)演示者分享他們的見(jiàn)解或提示。
• 雙演示者：兩個(gè)演示者可以從兩個(gè)不同的角度幫助告知和吸引觀眾。
• 小組討論：邀請(qǐng)一組專家就特定主題發(fā)言。
• 問(wèn)答：讓專家或?qū)＜倚〗M通過(guò)社交媒體或聊天回答觀眾提出的問(wèn)題，以獲得最大的參與度。
• 采訪：邀請(qǐng)一位受歡迎的有影響力的人作為演講嘉賓，以增加出席率并建立您的權(quán)威。
• 產(chǎn)品演示：通過(guò)產(chǎn)品演示或教程推廣產(chǎn)品并展示您銷售的產(chǎn)品。
• AMA：舉辦“問(wèn)我任何事情”，讓您的關(guān)注者有機(jī)會(huì)更好地了解您和您的品牌。
5. 選擇合適的平臺(tái)
在研究適合您的活動(dòng)的平臺(tái)時(shí)，請(qǐng)查看每個(gè)平臺(tái)的優(yōu)缺點(diǎn)。考慮您的預(yù)算、平臺(tái)的功能（如錄制和調(diào)查功能）以及允許的與會(huì)者人數(shù)。
平臺(tái)選項(xiàng)包括Zoom，GoToMeeting，Adobe Connect，Google Hangouts，ON24，Webex和Test Your Tech.CC的活動(dòng)管理軟件可以輕松與許多流行的流媒體或視頻平臺(tái)集成，并可以幫助您在活動(dòng)策劃過(guò)程的每個(gè)階段保持井井有條。
選擇平臺(tái)后，設(shè)置測(cè)試。嘗試您想在活動(dòng)期間使用的所有功能并錄制剪輯。獲得有關(guān)您的聲音、視頻質(zhì)量、背景以及任何其他可以優(yōu)化您的活動(dòng)的意見(jiàn)。
6. 選擇時(shí)間和日期
在選擇時(shí)間和日期時(shí)，請(qǐng)考慮受眾的日常活動(dòng)。如果你想吸引朝九晚五的人群，一個(gè)忙碌的星期一早上可能行不通。但是在本周晚些時(shí)候，與會(huì)者可能需要從工作量中休息一下？好多了。
還要記住時(shí)區(qū)。在線活動(dòng)的一大優(yōu)勢(shì)是全球影響力，因此，如果您的活動(dòng)具有州際或國(guó)際吸引力，您需要將其計(jì)入開(kāi)始時(shí)間。
7. 考慮通過(guò)虛擬活動(dòng)獲利
即使面對(duì)面的活動(dòng)不在桌面上，這也不會(huì)降低在線活動(dòng)的價(jià)值。如果它符合您的在線策略，請(qǐng)查看您可以在哪里籌集資金、選擇捐贈(zèng)票或收取少量費(fèi)用以增強(qiáng)體驗(yàn)。正確定價(jià)在線活動(dòng)很重要，因此請(qǐng)考慮您為受眾提供了多少價(jià)值以及他們?cè)敢庵Ц兜馁M(fèi)用。
如果您決定這樣做，您應(yīng)該尋找票務(wù)合作伙伴或支付處理商來(lái)跟蹤誰(shuí)已經(jīng)付款，以便您可以相應(yīng)地控制您的活動(dòng)。即使它是免費(fèi)的，您可能仍然需要考慮允許捐贈(zèng)或要求人們注冊(cè)一個(gè)位置，以便更輕松地與與會(huì)者溝通和跟蹤注冊(cè)。
8. 推廣您的活動(dòng)
根據(jù)您要?jiǎng)?chuàng)建的活動(dòng)類型和營(yíng)銷對(duì)象，您可以考慮創(chuàng)建著陸頁(yè)。登陸頁(yè)面是讓您的觀眾對(duì)您的活動(dòng)感到興奮的機(jī)會(huì)，因此請(qǐng)確保包含有關(guān)他們將學(xué)習(xí)的內(nèi)容的多汁詳細(xì)信息。您可以使用它讓您的與會(huì)者注冊(cè)并以易于共享的數(shù)字格式提供活動(dòng)的人員、內(nèi)容、地點(diǎn)和時(shí)間。
提前撰寫(xiě)博客文章來(lái)宣傳您的活動(dòng)。介紹您對(duì)活動(dòng)的靈感，為什么它現(xiàn)在與您的受眾相關(guān)，以及他們將學(xué)到什么。然后，在社交媒體上分享您的博客文章，以創(chuàng)造興奮并吸引流量進(jìn)行注冊(cè)。請(qǐng)記住使用主題標(biāo)簽，或創(chuàng)建自己的品牌標(biāo)簽，這可以很好地讓與會(huì)者在活動(dòng)期間提出問(wèn)題或在社交媒體上發(fā)布自己的內(nèi)容。這增加了受眾的參與度并擴(kuò)大了品牌的影響力。
使用電子郵件列表向訂閱者宣傳您的活動(dòng)。向已注冊(cè)的與會(huì)者發(fā)送電子郵件提醒，或在活動(dòng)開(kāi)始前一兩天以及活動(dòng)開(kāi)始前一小時(shí)向他們發(fā)送“感謝您注冊(cè)”消息，然后發(fā)送提醒?；顒?dòng)結(jié)束后使用電子郵件向與會(huì)者詢問(wèn)可用于改進(jìn)下一次虛擬活動(dòng)的反饋。
9.創(chuàng)建腳本和有趣的幻燈片
一個(gè)好的腳本可以成就或破壞你的事件。將您的腳本視為路線圖，讓您走在正確的軌道上。你不必記住你要說(shuō)的每一個(gè)單詞，但至少要有一套堅(jiān)實(shí)的要點(diǎn)可供參考。試著練習(xí)它，聽(tīng)起來(lái)像你自然而然地即興說(shuō)話。
創(chuàng)建幻燈片時(shí)，很容易想要在每張幻燈片中塞入盡可能多的內(nèi)容。不要犯這個(gè)錯(cuò)誤。為了保持觀眾的參與度，請(qǐng)?jiān)诿繌埢脽羝鲜褂蒙倭繂卧~，即使是項(xiàng)目符號(hào)形式。這將幫助您避免在演示時(shí)簡(jiǎn)單地閱讀每張幻燈片上的副本的誘惑。改用回顧電子郵件突出顯示重要文本。
瀏覽Unsplash和Pexels 等免費(fèi)照片網(wǎng)站，尋找可以說(shuō)明您觀點(diǎn)的醒目照片。您還可以嘗試不同的媒體格式，如視頻、動(dòng)畫(huà)或 PDF，以保持活動(dòng)的娛樂(lè)性。
10. 進(jìn)行試運(yùn)行
在演示當(dāng)天之前，安排一次試運(yùn)行以做好準(zhǔn)備。確保您的所有設(shè)備都正常工作，幻燈片都井井有條，并且揚(yáng)聲器知道他們?cè)谧鍪裁?，這樣您就不會(huì)在活動(dòng)當(dāng)天遇到任何意外。
這也是在活動(dòng)期間評(píng)估背景噪音的好時(shí)機(jī)。查看您的房源，看看是否有任何潛在的分散注意力的聲音。將計(jì)算機(jī)上運(yùn)行的應(yīng)用的通知靜音，并確保孩子和寵物在您出租房源時(shí)無(wú)法訪問(wèn)您的房源。
成功舉辦虛擬活動(dòng)的重要提示
虛擬活動(dòng)很受歡迎，但這并不意味著所有活動(dòng)都成功。在計(jì)劃在線活動(dòng)時(shí)，它需要真正吸引人并為觀眾提供真正的價(jià)值。我們提出了虛擬活動(dòng)的提示，可幫助您計(jì)劃沒(méi)有人會(huì)忘記的活動(dòng)。
創(chuàng)建在線活動(dòng)策略
在計(jì)劃虛擬活動(dòng)時(shí)，必須了解您的受眾并提出一個(gè)活動(dòng)策略，以吸引您的潛在與會(huì)者并引導(dǎo)他們購(gòu)買門票。最好的虛擬活動(dòng)技巧之一是花時(shí)間計(jì)劃您的策略。想想誰(shuí)將參加您的活動(dòng)，他們面臨哪些挑戰(zhàn)和問(wèn)題，以及他們的目標(biāo)是什么。這將幫助您為成功的虛擬活動(dòng)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
使您的在線活動(dòng)材料與品牌的審美保持一致也很重要。您可能會(huì)認(rèn)為您的在線活動(dòng)與您所做的其他一切是分開(kāi)的，但它應(yīng)該是您品牌的無(wú)縫延伸。使用相同的徽標(biāo)、顏色、字體和其他符合您品牌整體風(fēng)格的圖形或元素。通過(guò)這樣做，您將為與會(huì)者創(chuàng)造一致的體驗(yàn)，并且還將使您的品牌更具辨識(shí)度。
您的許多與會(huì)者都會(huì)在手機(jī)上觀看您的活動(dòng)，因此在創(chuàng)建材料時(shí)優(yōu)化移動(dòng)體驗(yàn)非常重要。選擇具有支持移動(dòng)設(shè)備的交互功能的平臺(tái)，以便與會(huì)者無(wú)論身在何處都可以插話。
不要遲到
您的整個(gè)演示團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該在上線前 10 到 15 分鐘準(zhǔn)備就緒。如果您的活動(dòng)長(zhǎng)達(dá)一個(gè)小時(shí)，請(qǐng)將日歷屏蔽一個(gè)半小時(shí)，以便您有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備和關(guān)閉。為了節(jié)省時(shí)間，請(qǐng)確保將與會(huì)者的麥克風(fēng)默認(rèn)設(shè)置為靜音，并要求觀眾限制交互，直到演示結(jié)束（如有必要）。
邊教邊賣
如果您正在銷售產(chǎn)品或服務(wù)，請(qǐng)不要等到最后才提出報(bào)價(jià)。事實(shí)上，您的整個(gè)活動(dòng)可以專注于教您的觀眾您的產(chǎn)品或服務(wù)如何幫助滿足他們當(dāng)前的需求。然后，當(dāng)您提出報(bào)價(jià)時(shí)，您就給了他們解決現(xiàn)有挑戰(zhàn)的機(jī)會(huì)。
準(zhǔn)備問(wèn)答環(huán)節(jié)
準(zhǔn)備好準(zhǔn)備好的問(wèn)題清單，以防觀眾沒(méi)有您預(yù)期的那么投入。如果您的受眾參與度很高，并且在能夠回復(fù)每個(gè)人之前沒(méi)有時(shí)間，請(qǐng)花時(shí)間通過(guò)電子郵件跟進(jìn)他們。這是在活動(dòng)結(jié)束后進(jìn)一步加強(qiáng)與與會(huì)者聯(lián)系的好方法。
以號(hào)召性用語(yǔ)結(jié)束
不要讓您的與會(huì)者在沒(méi)有告訴他們下一步要采取的步驟的情況下簽字。如果您希望他們注冊(cè)限時(shí)優(yōu)惠或下載特別報(bào)告，請(qǐng)?jiān)诨顒?dòng)期間向他們提供鏈接，并在您的后續(xù)電子郵件中發(fā)送。
確保您的產(chǎn)品簡(jiǎn)單易買，節(jié)省他們的時(shí)間或金錢，他們?cè)谄渌魏蔚胤蕉假I不到的東西，或者僅在活動(dòng)期間或有限的時(shí)間內(nèi)（例如活動(dòng)后 24 到 72 小時(shí)）提供。
發(fā)送事后調(diào)查
如果您渴望知道您的活動(dòng)如何與與會(huì)者一起進(jìn)行，請(qǐng)?jiān)儐?wèn)他們！使用 Google Forms 或 SurveyMonkey 等工具，您可以要求與會(huì)者通過(guò)快速調(diào)查分享他們的意見(jiàn)。他們的反饋可以為如何改進(jìn)以及改進(jìn)哪些內(nèi)容提供有價(jià)值的見(jiàn)解。
跟蹤您的結(jié)果
請(qǐng)記住跟蹤您的指標(biāo)。注冊(cè)了多少與會(huì)者？您的注冊(cè)主要來(lái)自哪里？有多少人參加？他們花了多少分鐘觀看您的活動(dòng)？
獲取數(shù)據(jù)并對(duì)其進(jìn)行分析是使您的在線活動(dòng)更加精彩的關(guān)鍵。您還可以在準(zhǔn)備下一次活動(dòng)時(shí)向贊助商提供這些數(shù)據(jù)。